Sé más productivo gracias a los proyectos

Creo que no me equivoco diciendo que todos tenemos muchos objetivos en nuestras vidas. A todos nos gustaría viajar, conocer otras personas, mejorar en la escuela o en el trabajo, mejorar nuestra casa, ser más inteligentes, más felices, tener más tiempo libre, ...
Algunos de nuestros objetivos derivan de nuestras obligaciones, como la escuela o el trabajo. Y algunos otros, los más interesantes, provienen de nuestros centros de interés o pasatiempos.
Lamentablemente, muchas veces no podemos pasar tanto tiempo como nos gustaría tratando de hacer avanzar nuestros objetivos relacionados con esas actividades que nos son placenteras.
Aquí es donde entra la noción de Productividad. Ser productivos quiere decir que sabemos ocupar bien nuestro tiempo, que no lo desperdiciamos por culpa de distracciones. Que cuando trabajamos en algo, ponemos toda nuestra atención y energía para avanzar de la mejor manera, de la manera más eficaz.
La noción de productividad es mucho más amplia, pero en el contexto de este artículo, lo que me gustaría enfatizar es el hecho de que si queremos poder liberar un poco de nuestro tiempo y de nuestra energía para poder cumplir con nuestros objetivos en las areas que cuentan para nosotros, es importante que aprendamos a ser más productivos.
Una de las mejores maneras que he encontrado para lograr muchos más de mis objetivos es de tratarlos como proyectos. En este artículo les explico como funciona ésto.

¿Qué es un proyecto?

Lo primero que me gustaría hacer es explicar como defino un proyecto. La definición más clara y sencilla con la que me he topado, la da David Allen quien es un experto de la productividad. En su libro "Getting things done", nos dice que un proyecto es:

• Un objetivo bien definido
• Con una fecha limite para lograrlo
• Y necesitando varias etapas para completarlo

Con esta definición tan amplia, podemos darnos cuenta de que muchas de nuestras obligaciones, de nuestros deseos o sueños, pueden ser considerados como Proyectos.
Por ejemplo, hacer un reporte para el trabajo o la escuela es un proyecto. El objetivo es claro por que se necesita entregar el reporte. Por lo general tenemos una fecha limite para entregarlo. Y para completar el proyecto necesitamos cumplir varias etapas antes: tenemos por ejemplo que colectar varios documentos de soporte, tenemos que leerlos, tenemos que resumirlos, tenemos que escribir el reporte, tenemos que hacer las correcciones y tenemos que entregarlo.
Otro ejemplo podríamos tener un proyecto de renovar la casa. El objetivo y la fecha límite se pueden definir sencillamente. Y para hacer la renovaciones se tiene que, por ejemplo: definir los trabajos de renovación, contactar los trabajadores, seguir el avance, pagar.
Te dejo lector, la misión de imaginar todo lo que podrías definir como un proyecto en tu objetivos y misiones. Para ayudarte, voy a dar un ejemplo de lo que no es un proyecto. Mejorar en un deporte no puede ser un proyecto. No se puede definir un objetivo preciso ya que es difícil saber cuando  lo cumpliríamos. Por eso, es difícil también definir una fecha limite. En cambio prepararse para una competencia, como por ejemplo correr un maratón, sí es un proyecto. El objetivo de correr el maratón es claro y la fecha limite esta definida por el día de la competencia. Además, teniendo un objetivo bien preciso nos ayuda a definir las etapas necesarias para cumplirlo. En este caso es más fácil de definir un plan de entrenamiento para estar listo para el maratón, a diferencia del objetivo más vago de "volvernos mejores".
Aquí están otros ejemplos:

• aprender a programar no es un proyecto, pero escribir un programa sí lo es.
• mejorar nuestra salud no es un proyecto, probar una dieta alimentaria más sana durante un mes sí lo es.
• Viajar más no es un proyecto, organizar un viaje para las próximas vacaciones si lo es.

Si quires conocer más sobre el método Getting Things Done, aquí te dejo un video donde lo explico más en detalle.

¿Cómo hacer proyectos eficaces?

Ahora que ya entendimos qué es un proyecto, podemos entender cómo hacer proyectos eficaces, lo quiere decir, proyectos que nos hagan cumplir con nuestros objetivos importantes.
Pués como seguro te habrás dado cuenta, el secreto está en la definición de nuestros objetivos. Para asegurarse de que un proyecto pueda concluirse con éxito, lo primero, y lo más importante es definir correctamente nuestro objetivos.
En los párrafo anterior, vimos dos de los conceptos necesarios para poder definir correctamente un objetivo:

• Tiene que ser definido de manera clara y precisa. Tenemos que saber sin ambigüedad cuando lo logramos.
• Tiene que estar definido temporalmente. Tenemos que poder poner una fecha límite.
  Ahora sólo queda por abordar dos nociones más. Una de ellas es el hecho de que el objetivo sea mensurable. Esto quiere decir que tenemos que ser capaces de poder separar nuestro proyecto en etapas.
  Por ejemplo, veamos el caso de "escribir un programa". En este caso podemos fácilmente dividir el proyecto en varias etapas que consistirían en definir las diferentes partes del programa, escribirlas y probarlas.
  En el caso de correr un maratón, sabemos que distancia tenemos que correr, así que en las prácticas podemos contar el tiempo y medir la distancia recorrida.
  Si nos propusiéramos el objetivo de leer 12 libros al año, podemos saber cuántos libros hemos leído hasta el momento.
  El hecho de poder dividir en etapas nuestro proyecto hace que cumplir con cada etapa nos acerca cada vez más a completar el proyecto.
  El último concepto para definir objetivos eficaces es el hecho de definir objetivos ambiciosos pero alcanzables. El hecho de que sea ambicioso hace que nuestro objetivo valga la pena lograrlo. Si es demasiado fácil, pierde su interés y no necesita que dediquemos de nuestro tiempo y energía. Por otro lado, si el objetivo es demasiado ambicioso o inalcanzable, podríamos muy fácilmente desmotivarnos.
  Aquí lo importante es encontrar un buen balance, y sobre todo, tener en cuenta nuestros nivel actual. Si retomamos el caso de leer libros, si hoy no leemos ni un libro al año, ponerme el objetivo de leer uno por semana en mi opinión es demasiado ambicioso. Pero leer un libro al mes, que es más o menos 100 páginas a la semana, o alrededor de 15 páginas diarias, me parece mucho más adaptado a esta situación.

¿Cómo organizar los proyectos?

Ahora que ya sabemos definir correctamente los objetivos de nuestros proyectos, podemos pasar a una parte más practica. Esto se hace por medio de listas. Y lo primero que te aconsejo de hacer es una lista donde vas a escribir todas tus areas de responsabilidad y tus centros de interés. Esto es importante, por que éstas son las fuentes de todos nuestros proyectos, y esto nos permite un primer nivel de clasificación para poder organizarlos.
Un área de responsabilidad es simplemente todas tus obligaciones. Ejemplos de esto pueden ser: Familia, Finanzas, Salud, Escuela, etc.
Los centros de interés es, como su nombre lo indica, todos lo que forma parte de nuestros intereses sin que alla noción de obligación: Tocar un instrumento, Videojuegos, Deporte, Música.
Esta distinción entre areas de responsabilidad y centros de interés me parece particularmente interesante y proviene de un método propuesto por otro experto de la productividad llamado Tiago Forte. El hecho de hacer esta división me permite en lo personal, identificar claramente cuáles son los aspectos de mi vida que son más importantes. Por ejemplo, cuando empecé a escribir estos artículos y que decidí en comprometerme de publicarlos de manera regular, decidí ponerlo en mi lista de Areas de responsabilidad.

Si quieres conocer más sobre éste método de Tiago Forte que llama P.A.R.A., te dejo aquí un video donde detallo un poco más en qué consiste:

Una vez que tenemos nuestra lista de Areas de responsabilidad y centros de interés, nos es mucho más fácil poder hacer nuestra siguiente lista: nuestra lista de Proyectos. Lo que te aconsejo es escribir todos los proyectos que te vienen a la mente, desde comprar un nuevo lavavajillas, hasta organizar un viaje a Disneyland. Una vez hecho esto, puedes clasificar estos proyectos en dos categorías:

• Importantes/Urgentes
• Algún día

Como decía, el hecho de identificar nuestras Areas de responsabilidad nos ayuda a poder hacer esta clasificación. Es más probable que los proyectos relacionados con nuestras obligaciones sean más importantes y las podamos clasificar en la primera categoría. Los proyecto de la segunda categoría, son esos proyectos que vamos a atacar cuando tengamos bajo control los proyectos importantes o urgentes. Son los proyectos más interesantes para nosotros por que están relacionados con lo que nos gusta, con lo que nos interesa, pero que hoy en día no tenemos tiempo para hacerlo.
Lo repito esta etapa nos permite saber cuales son los proyectos de los que necesitamos ocuparnos en prioridad, y cuales son los proyectos que más ganas nos dan hacer. Sabiendo cuales son los proyectos más importantes, los podemos lanzar y podemos hacerlos avanzar.
No nos queda más que catalogar esos proyectos como activos. Para esto yo les pongo una etiqueta de "en progreso". Si por algún motivo tengo que ponerlos en pausa, por ejemplo espero las correcciones de mi reporte, lo etiqueto como "en espera". Y una vez que el proyecto sea completado, lo catalogo como "archivado".
El seguimiento de proyectos puede llegar a ser complejo y subtil. Creo que voy a dedicar futuros artículos y futuros videos en mi canal Youtube para poder explicar con mucho más detalle lo que he aprendido con el tiempo de este tema.

¿Por qué soy más eficaz gracias a los proyectos?

El hecho de hacer el trabajo que describo en este artículo tiene varias beneficios. En primer lugar nos da mucha claridad, tanto en saber cuáles son nuestras prioridades en la vida, como en poder trazar el curso de los proyectos. Además, el crear nuestras listas nos hace salir de la pasividad y nuestros objetivos se vuelven tangibles. El transformar los objetivos que trotan en nuestras cabezas en forma de proyectos, definir sus objetivos correctamente, y organizarlos en forma de listas, es uno de los hábitos que más han cambiado mi vida, y han hecho multiplicar mi productividad. Espero que estos consejos les puedan ser de utilidad. No duden en suscribirse a esta newsletter, es completamente gratis. También no duden en contactarme, mis redes sociales se encuentran en la página. Les deseo una excelente semana.

Recomendación

El libro que estoy leyendo actualmente habla de un tema que siempre me ha fascinado: el tema del aprendizaje. En este libro, el autor nos propone varias técnicas para ayudarnos en cualquier proyecto de aprendizaje en autodidacta. Los consejos parecen evidentes a primera vista, pero mezclados con las experiencias que nos cuenta el autor, hacen de ésta una lectura enriquecedora, amena e interesante. El libro se llama Ultralearning.

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Citación de alguien más

Traducción no-oficial (hecha por mí)

"Entonces, si estás paralizado por el miedo, es una buena señal. Te muestra lo que tienes que hacer."