25 de sep. de 2022 10 min read productividad

Un sistema de toma de notas

Hace algunos días tuve una discusión muy interesante con un suscriptor sobre su sistema de toma de notas. Aunque desde pequeños, en la escuela nos enseñan a tomar notas, creo que podemos decir que no es para nada suficiente: ni más tarde en nuestros estudios universitarios, ni para nuestro medio profesional (sobretodo si trabajamos en una profesión fuertemente relacionada con el conocimiento). Gracias a ese intercambio que tuve con Antonio, a quien agradezco por su apoyo, pude convencerme de lo difícil que es desarrollar un sistema de toma de notas.

En mi canal Youtube hablo seguido de este tema que me parece fascinante y que combina las nociones de "second brain" (o cerebro digital), "método zettelkasten", y programas de tomas de notas como "Notion", "Obsidian" o "Logseq". Creo que para poder crear un sistema que sea funcional y que pueda servirnos hay muchos obstáculos que vencer, tanto internos como la definición de nuestras prioridades y nuestros hábitos, tanto externos como aprender a utilizar de la mejor manera las herramientas digitales que podemos usar.

En este artículo me gustaría compartir algunos puntos que me parecen importantes que tomemos en cuenta cuando estamos desarrollando nuestro sistema. Estos puntos explican en parte el que creo que desarrollar un sistema de toma de notas puede ser una de las mejores decisiones que podamos hacer y espero que puedan ayudarte a vencer algunas de las dificultades que esto conlleva.

Definir el objetivo

Lo primero y lo más importante que hay que definir es el por qué queremos crear un sistema de notas. Esto es fundamental por que no va a ser lo mismo si lo queremos para aumentar nuestra tranquilidad, nuestra productividad o nuestra creatividad.

La tranquilidad de no olvidar

En lo personal mi punto de partida, quiero decir, el momento en que me dí cuenta de lo importante y poderoso que puede ser el crear su sistema de notas es cuando leí el libro del método GTD (Getting Things Done) de David Allen. Cuando tenemos muchas preocupaciones o ideas relacionadas con la escuela, el trabajo, la familia, los amigos, proyectos personales, o otros problemas que pueden ocupar nuestros pensamientos, según David Allen, el simple hecho de escribirlos, libera nuestros recursos mentales y disminuye considerablemente nuestro estrés. Literalmente, mi vida cambió cuando entendí que no necesitaba acordarme de todo lo que pasa por mi mente. También entendí que el hecho de anotar mis tareas, no quiere decir que no puedo manejarlas por mí mismo, al contrario, el hecho de anotar me permite gestionar mis ocupaciones mucho mejor.

Así que el escribir lo que pasa por mi mente, sobre todo cuando estoy concentrado en alguno de mis proyectos, me parece que es uno de los hábitos que más ha impactado mi vida de manera positiva estos últimos años.

Aparte del simple hecho disminuir nuestra carga mental, escribir nuestros pensamientos tiene dos ventajas suplementarias:

Nos hace reflexionar de manera más concreta a las ideas que plasmamos por escrito, lo que muchas veces es benéfico por que nos puede ayudar a encontrar soluciones para resolver ese problema. Es un poco como tener una conversación consigo mismo. A mi me pasa seguido de estar bloqueado y el simple hecho de explicarle a alguien más mi problema me ayuda ver posibles soluciones.
Nos hace recordar mucho mejor las ideas y conceptos que están en nuestra mente. Esto es por que el hecho de escribir, nos hace reflexionar activamente en esas ideas, y esto nos permite crear conexiones en nuestra mente. Como consecuencia, recordamos mucho mejor. Pasa algo similar con el aprendizaje, si sólo vemos o leemos alguna información, lo olvidamos generalmente rápido. Pero si la escribimos y la formulamos con nuestras propias palabras, la retenemos mucho mejor, aparte de tener un soporte donde podemos revisarla fácil y rápidamente.

Ahora, sobretodo al principio, no importa en dónde anotamos estas preocupaciones. Puede ser en nuestros teléfonos, nuestra agenda o en cualquier pedazo de papel que tengamos en la mano. Lo más importante al principio es generar ese reflejo de plasmar nuestras ideas, pensamientos y tareas por escrito. Claro está, si queremos que nuestro hábito tenga también repercusiones positivas en nuestro ámbito profesional, tenemos que pasar a un sistema más ordenado y sistemático.

Un sistema productivo orientado hacia los proyectos

Creo que en el ámbito profesional, el elemento fundamental es el proyecto. Todo es proyecto: escribir un reporte, establecer el contacto con un cliente, desarrollar un producto, contratar a alguien, hacer una presentación, etc. David Allen nos propone también una definición de proyecto:

Un proyecto tiene un objetivo bien específico
Cumplir con ese objetivo requiere un tiempo bien definido (fecha límite) inferior a un año
Para completar nuestro objetivo requiere que cumplamos varias tareas

Esta definición es un poco amplia, pero esta generalidad permite que podamos describir casi cualquiera de nuestras obligaciones como un proyecto.

¿Por qué es importante adoptar esta orientación hacia proyectos?
En mi opinión esto nos permite sistematizar la organización de nuestras notas. También esto da un propósito a toda nota que queramos guardar. Si orientamos nuestra organización en proyectos, nos quita mucha mucha fricción para saber en donde guardar una nota por que si la guardamos es porque va a hacer avanzar uno de nuestros proyectos actuales o futuros.

Cada vez que comienzo un nuevo proyecto, creo una carpeta en mi sistema (disco duro, drive, ...) donde voy a guardar todos los archivos relacionados con ese proyecto: artículos, planes, presentaciones, etc. Si ocupas una aplicación de notas como Word, aquí mismo recomendaría guardar todas las notas en relación con el proyecto. En mi caso ocupo una aplicación que se llama Obsidian, que permite organizar las notas por medio de retro-ligas. Así que creo una nota con el nombre del proyecto, y toda nota que tomo en relación a este lo voy ligando a esta nota.

De manera general, lo que trato de decir es que me parece una forma mucho más activa e interesante de organizar todo documento y nota por proyecto, en lugar de por categorías mucho más generales como: salud, escuela, trabajo, etc. No quiere decir que estas categorías no son necesarias, simplemente que en prioridad ponemos la información en el espacio del proyecto y después, cuando nos damos cuenta de que la nota es importante para otros ámbitos o que vamos a consultarla regularmente, la ponemos en una categoría más general.

El sistema para estimular nuestra creatividad

En el caso de que queramos crear documentos, presentaciones, libros, artículos u otros soportes, nuestro sistema de notas también nos puede ser muy útil. Para este tipo de actividades, nos podemos apoyar en algunos conceptos interesantes que propone el método conocido como Zettelkasten. Este método de toma de notas está explicado en el libro "How to take smart notas" y lo detallo en el video que aparecerá justo aquí:

Lo que me gustaría resaltar de este método es la idea de aislar las ideas y los conceptos más esenciales de toda la información que consumimos. Lo más fácil para explicar esto me parece ser a través de los libros. Cuando leemos un libro de desarrollo personal, habrá muchas ideas que subrayemos, pero una vez terminado de leerlo, si lo estudiamos un poco, podremos ver que por lo general hay alrededor de 3 ideas que son fundamentales y que accionaron algo profundo en nuestra manera de pensar y de ver el mundo. Estos son los conceptos que hay que tratar de destilar y de explicarlos con nuestras proprias palabras en notas independientes. Estas son lo que se le conoce como notas Zettelkasten o notas atómicas.

El método Zettelkasten nos propone de crear estas notas y de fomentar las conexiones entre ellas. De esta manera podemos por un lado usarlas como bloques para construir el documento que necesitamos crear, y por otro lado crear ideas originales apoyándonos en las asociaciones de ideas, que de otra manera hubieran sido difíciles de ver.

Hay que tener en mente que el método no es algo mágico y mucho menos fácil. Hay que tener claro que el destilar las ideas y conceptos toma mucho tiempo, por que para identificarlas muchas veces tenemos que repasar varias veces la información que estudiamos. Por ejemplo, para un libro, podemos leer una primera vez subrayando y tomando algunas notas (que en el método se le conocen como "notas literarias"), pero tenemos que revisar esas notas una o varias veces para identificar las ideas centrales y que resuenan profundamente con nosotros.

El comenzar un sistema como este toma tiempo y puede ser muy confuso al principio: no sabemos diferenciar entre notas literarias y Zettelkasten, no sabemos cómo organizar nuestras notas, cómo hacer conexiones, etc. Así que a continuación, propongo 2 conceptos, que pienso podrían ayudar a desbloquear algunas situaciones.

Simple es más eficaz

Mi primer mensaje es comenzar lo más simple posible. Hay muchos métodos de toma de notas, muchas aplicaciones digitales, muchas maneras en que podemos basar nuestro sistema de organización. Pero al final del día, me he dado cuenta que orientar el sistema hacia la version más simple posible, por lo general es la mejor opción.

También creo que cuando estamos empezando a desarrollar nuestro sistema, es más interesante de comenzar simplemente con algo muy básico que nos permita colectar notas de información. Quiero decir con esto de escoger la aplicación que nos parezca más sencilla e intuitiva de utilizar: en la versión digital están las aplicaciones de Apple o de Google que son bastante user-friendly, sino Word o incluso una libreta y un bolígrafo son buenas opciones también para comenzar. Más importante que el sistema, al principio es de instalar esos hábitos y reflejos de tomar notas.

Conforme vamos avanzando nuestra jornada de toma de notas, poco a poco vamos identificando qué aspectos son los que nos ayudarían a ser más eficaces, a disminuir fricción, a volver el proceso más agradable. Me parece fundamental de construir un sistema que nos ayude y no que al contrario, termine siendo tan complicado que al final no nos guste usarlo. Pienso que este es un buen síntoma para saber que nuestro sistema necesita ser simplificado: si empezamos a evitar de tomar notas por que sabemos que nos va a constar mucha energía integrarlas en nuestro sistema. Nuestro sistema debe de ser una herramienta que nos ayuda a organizarnos mejor, a colectar información de calidad y que resuena profundamente con nosotros, a disminuir nuestro estrés. En ningún momento tiene que llegar al punto que nos complica la vida.

Así que mi consejo sería comenzar el sistema lo más básico posible y comenzar a aplicar nociones de métodos más elaborados como el método Zettelkasten para cuando tenemos un sistema con el que no sentimos en armonía, pero que necesitamos hacer evolucionar para que cumpla con nuestras necesidades. Creo que las mejoras que aportamos a nuestro sistema tiene que venir de un punto de necesidad, quiere decir que hay que implementar funciones nuevas por que las necesitamos, hacer que nuestro sistema crezca naturalmente de nuestras necesidades. Esto hará que el sistema se adapte a nosotros y no tengamos que ser nosotros que nos adaptemos al sistema. Así podremos tener un sistema que responda a nuestras necesidades y nos podrá ayudar a cumplir nuestros objetivos mas eficazmente.

El tiempo y la paciencia es lo más importante

Como podemos verlo con el punto anterior, crear un sistema funcional que nos ayude en nuestras actividades toma tiempo y necesita de mucha de nuestra energía. Es como todo lo que vale la pena en nuestra vida, se tiene que hacer con paciencia y disciplina.

Es como cuando empezamos un deporte o a aprender un instrumento de música, al principio debemos de concentrarnos en los movimientos básicos. Tenemos que dedicar mucho de nuestro tiempo a practicar con regularidad. Día a día es difícil ver nuestros progresos por que ocurren poco a poco. Muchas veces queremos renunciar par que nos preguntamos si estamos realmente hechos para eso, si vale la pena tanto esfuerzo para tan poca mejora. Pero si mantenemos esa constancia lo suficiente, tarde o temprano veremos los resultados. Podemos imaginarnos que empezamos a subir una montaña a pie. Los primeros pasos son difíciles por que no estamos acostumbrados a caminar con pendiente. Un paso no nos hace avanzar mucho por que vemos la cima tan lejos que el paso anterior. Pero si mantenemos el ritmo y empezamos a disfrutar del proceso, a disfrutar la caminata, dejaremos de localizarnos en la cima. Y después de un tiempo, cuando miremos hacia atrás, nos sorprenderemos del camino que hemos recorrido, y nos daremos cuenta de que cada paso contó en nuestro ascenso.

Este es un concepto muy relacionado al efecto compuesto (compound effect). Este concepto proviene de las finanzas y dice que si aumentamos nuestro capital de 1% todos los día, el porcentaje acumulado con el tiempo hace crecer de manera exponencial nuestro capital. Los primeros días el aumento es imperceptible, pero después de un tiempo, el incremento es más que considerable. Este concepto se aplica a muchas otras áreas de nuestras vidas, sobre todo las que tienen que ver con nuestros hábitos. De hecho, este es el punto central del libro "Atomic Habits" que ya he recomendado en otro artículo (Liga) y que sigo recomendando por el valor que propone James Clear con sus ideas. El concepto del efecto compuesto también es el tema central de la recomendación de la semana. que puede encontrar un poco más abajo en este artículo.

Para concluir

Es una lástima que en la escuela no se tome más tiempo para enseñarnos a construir un sistema de toma de notas eficaz, y que muchas veces puedan llegar a crear en los estudiantes una relación negativa con la toma de notas (esto fue mi caso). Me dí cuenta que fomentar un sistema de toma de notas podía no sólo incrementar mi productividad, pero también mi salud mental, en un momento de mi vida en donde más lo necesitaba. Y es por eso que quiero compartir lo que he aprendido con el tiempo. Me gustaría que mi experiencia pueda ayudar a personas que busquen como yo crecer en el ámbito profesional, pero también en el ámbito personal. Como lo mencione, desarrollar mi sistema de notas ha sido una de la decisiones que más ha impactado benéficamente mi vida, y es por eso que en mi opinión, toda persona trabajando en un medio relacionado con el conocimiento, debería considerar en optimizar este tipo de procesos de toma de notas.

Recomendación de la semana

La recomendación de la semana es el libro "The compound effect". El autor logra ser muy inspirador a través de ejemplos y metáforas, en mi opinión, muy bien aplicadas. Nos habla de la importancia de los hábitos y de los pequeños esfuerzos cotidianos a largo plazo. Como lo decía previamente, me parece un excelente complemento a "Atomic Habits", y les recomiendo mucho echarle un vistazo.